社外文書は自社を代表するメッセージ

ビジネスマナーには様々なものがありますが、社外文書はマナーを絶対に守るべきですよ。ビジネスに大きな影響を与えるかもしれない社外文書についてお話します。

社外文書はあなたの会社を代表するメッセージになることを覚えておきましょう。社外文書には送付文書依頼文書注文書納品書請求書受領書照会書通知書案内書などと、あなたが想像しているよりもたくさんあるのですよ。

次に督促書クレーム文書謝罪文書抗議書お断りの文書お礼状お祝い状お悔やみ状があります。

これらの社外文章があなたの会社のメッセージを発信していることを忘れないようにしてください。

社外文書を書くときのポイントは9つです。
1、日付
2、あて先
3、差出人
4、件名
5、前文
6、主文
7、末文
8、別記
9、追記
この9点を確実に守れば大丈夫です。社外文書が仕上がりましたら、9つのポイントを確認してください。できれば、社内の人に確認してもらうとさらに良いです。

もし、社内にあなたの社外文書を確認するシステムがない場合には、社外文書の確認システムを作りましょう。

絶対失敗してはいけない名刺のマナー

名刺についてのマナーについてお話します。名刺のマナーを教えてくれることが少ないので、自己流で名刺を渡したり、貰ったりしているのではないでしょうか。

だから、名刺のマナーを少し知るだけで相手とのコミュニケーションが大きく違ってきますから、ぜひ覚えてください。

名刺の交換は相手が複数いた場合には上役の人から順に渡します。また、訪問した場合には訪問者から先に名刺を差し出すのがマナーになります。

もし、名刺を忘れていたり、名刺が足りなくなった場合には、後で必ず郵送することです。出来れば、余分な名刺をいつも別の場所に持っているといいでしょうね。

次に受け取った名刺ですが、相手の会社名、役職名、氏名を覚えるまではテーブルの右上に置きましょう。

このときに、貰った名刺に相手の印象や情報を書き込むことは絶対に慎んでください。自分のデスクに戻ったときに書き込むようにしましょう。

最後に貰った名刺は絶対に忘れてくることはないようにしてください。もし、名刺を忘れてくるようなことがありましたら、ビジネス相手であればビジネスの商談は壊れるものだと覚悟しておいてください。

また、個人的な関係であった場合には、今後の交際がギスギスしたものになることを覚悟するべきです。一度の名刺での失敗がその後の交際に大きな影響を与えますので、貰った名刺を忘れるようなことは絶対にないようにしましょう。

ビジネスマナーの「ホウ・レン・ソウ」

ビジネスマナーで大切な「ホウ・レン・ソウ」があるといわれますが、このことについてお話します。

ビジネスマナーでの「ホウ・レン・ソウ」の「ホウ」は報告ですね。報告は非常に大切なものです。あなたがやっている仕事が予定の時間以上にかかりそうな場合には直ぐに報告しましょう。誰かが手伝ってくれるかも。

反対に、あなたがやっている仕事が予定より早く終わりそうなときでも報告します。遅れている人を手伝うことができるからです。

順調に仕事が進んでいるときでも、最低1日に1回は報告し、全体の進捗状況が把握できるようにしましょう。あなたへの信頼関係構築に役立つはずです。

トラブルが起きたときには、本当に直ぐ連絡しなければなりません。トラブルを最小限にすることが可能になる場合もありますからね。

2番目が連絡です。連絡で大切なことは正確さと迅速さです。連絡事項について受け取った人が勝手に重要度や緊急性を判断することなく伝えましょう。

3番目の相談です。相談することでトラブルを未然に防いだり、新しい指示やアドバイスをもらえることがあります。困ったこと、分からないこと、疑問に思うことがあった場合にはすぐに相談しましょう。

相談が遅くなって、小さなトラブルであったものが、取り返しの出来ないようなものになるケースが多々ありますからね。

細かいことまで引継ぎを

細かいことまで引継ぎを(冠婚葬祭マナー事典のビジネス編です。)

「辞めるときも素晴らしかった」と言ってもらえるように、最後まで気を抜かずに。
どんな小さな事項も、メモにするか1冊のノートにまとめるなどして「引継ぎ書」を作成しましょう。後任者も、聞いたその場では、わかったつもりになるかもしれませんが、行う頻度が低い業務や目の前に実物がないものについての説明など、口頭で数度伝えるだけでは、なかなか理解するのは難しいものです。

一通りの業務を一定期間一緒にやってみるのが最善ですが、後任者が最後まで決まらない、あるいは忙しくて一緒に引継ぎが出来ないなどの場合でも、これを見れば誰でもわかる!というような「引継ぎ書」を作っておきましょう。退職後「これどうするんだっけ」というような問合せの電話がかかってくることもないでしょう。


受理されてから報告する
辞めると決めてからは、親しくしてきた人たちに、なるべく早く報告したい気持ちはわかりますが、報告するのは、退職願が正式に受理されてからにしましょう。人事から情報がオープンにされたからが目安です。社内でお世話になった方々には、お付き合いの程度にもよりますが、1週間〜10日ほど前にメールで連絡を入れればよいでしょう。取引先やお客様には、挨拶状など書面でご挨拶するようにします。

■挨拶の内容
・退職年月日
・退職理由(一身上の都合で問題ありません)
・在籍中お世話になったことへのお礼
・退職することによって迷惑をお掛けするお詫び
・みなさんのご活躍とご健勝をお祈りする気持ち

必要な方には、電話番号やメールアドレスなど退職後の連絡先を書いておきます。


退職後の連絡先も
業務上、後任者がどうしてもわからないことが出てくるかもしれませんので、退職後の連絡先を後任者や関係者に連絡しておきます。退職後とはいえ、質問の電話やメールがあった場合には、快く答えるようにしましょう。

転職や結婚、出産など退職の理由は、いろいろあると思いますが、最後は、やはり笑顔で送り出してもらいたいもの。みんなに「がんばれ」と背中を押してもらえるような立ち去り方をしたいものですね。

辞めたいときに辞められない?!

辞めたいときに辞められない?!(冠婚葬祭マナー事典のビジネス編です。)

後任者を探す、引継ぎをするなど、あなたが退職することで、さまざまな影響が出ます。3ヵ月前には、上司に意向を伝えるようにしましょう。
法律では、退職届を提出してから2週間で退職することは可能です。でも後任の人を探してもらい、引継ぎを済ませるには、およそ3ヵ月は必要です。「辞める」と言ってから、しばらく職場に残るのは居づらいと感じるかもしれませんが、それくらいの時間の余裕を持って申し出るのがマナーです。

また、退職するにあたって未消化の有給休暇が残っている人もいるでしょう。有給休暇の取得はもちろん権利ではありますが、大事なのは後任者への「引継ぎ」です。後任者にきちんと引継ぎが行えるスケジュールを立ててから、有給休暇を取るようにしましょう。


退職願 サンプル
あなたの職場に定型書式があれば、それに従ってください。特に決まったものはないという場合は、下記を参考に作成してみてください。手書きでもパソコンでも、いずれでも大丈夫です。印鑑の押し忘れに注意しましょう。

            退 職 願
                        平成○年○月○日
 株式会社 ○△コーポレーション
 代表取締役 社長
 □本△○夫 殿
                        営業推進部
                        美月あきこ 印

     私は、このたび一身上の都合により、
     平成○年○月○日をもって退職いたしたく、
     お願い申し上げます。


「届」と「願」の違い
上司に口頭で退職の意向を伝えた後、「退職願」を提出しますが、「退職届」と「退職願」は、意味が少々異なります。「届」は、「もう辞めることにしましたので」というような少し強いニュアンスで、提出した時点で有効となります。対して、「願」の方は、おうかがいを立てるもので、受理された時点で有効となりますので、これらの違いに注意してください。


名刺も備品も置いていく
仕事場を去る前に、自分の使っていたパソコンは、必要なデータ以外は消去し、資料もあわせて後任者の人が見やすいように整理します。事務用品も「最後だから」とばかりに、持ち帰らないこと。経費で購入した物品は、会社から貸与されたものですから、会社に置いてきてください。

名刺も同じです。自分の名刺はもちろん(退職するわけですから、持っている必要もありませんが)、仕事上でご挨拶した方々から頂戴した名刺も置いてきましょう。

最後までよい印象を 退職時のマナー

退職を伝えるタイミング(冠婚葬祭マナー事典のビジネス編です。)

退職の時期は、今までお世話になった職場に迷惑をかけないで済むようタイミングを考えて。
よくドラマなどで、主人公が辞表や退職届をスーツのポケットから出して、上司の机の上に置き、そのままオフィスを出ていくシーンがありますが、届けを出したその日に辞めることはできません。

辞めることを心に決めていたとしても、いきなり退職届けを出したり、他の人がいる前で「辞めます」などと切り出すのはマナー違反。まず直属の上司に「折り入ってお話があるのですが」と時間を取ってもらうようにします。静かに落ち着いて話せる会議室などで、「実は、退職させていただくことを考えております」と切り出すようにします。


退職理由は、本当のことを言う?
「なぜ退職したいのか」という理由を聞かれると思いますが、「誰それがどうだ」というような人の悪口や、「お給料が低い」など職場や勤務先に対する不満では、「職場の状況を改善するから」と言われたら、辞める理由がなくなってしまいます。あくまでも、「一身上の都合」で通しましょう。

ただ、家族の介護や自分の病気などが理由の場合は、職場によっては、在宅での仕事が可能になったり、出勤形態を配慮してくれる可能性もありますから、「相談」してみてはいかがでしょうか。ただし、家族の介護や病気だとウソをつくことは、辞めましょう。マナー違反です。

退職の理由をあえて伝えるとすれば、「ずっと勉強を続けてきたことについて、そろそろ実力を試したくなった」など、気持ちよく送り出してもらえるような理由を伝えるようにしましょう。


マナー事典 お見合いのマナー
マナー事典 お見合い後のマナー
マナー事典 結納のマナー
マナー事典 結納品・結納金のマナー
マナー事典 結婚式準備のマナー
マナー事典 結婚式場選びのマナー
マナー事典 結婚式のマナー
マナー事典 結婚式衣装のマナー
マナー事典 結婚式招待状のマナー
マナー事典 結婚式披露宴のマナー
マナー事典 招待状返信のマナー
マナー事典 結婚式当日のマナー
マナー事典 祝儀袋のマナー
マナー事典 ご祝儀のマナー
マナー事典 結婚ご祝儀のマナー
マナー事典 披露宴衣装のマナー
マナー事典 披露宴乾杯のマナー
マナー事典 披露宴終了時のマナー
冠婚葬祭マナー事典

好感を持たれる自己紹介の内容

冠婚葬祭マナー事典のビジネス編です。

好感を持たれる自己紹介の内容
ご自分のアピールポイントを洗い出し、その自己紹介場面に適した『売り』を1〜3個ピックアップして下さい。エピソード相手の印象に残るためには、何か場面を想像させることも必要です。それには、あなたのエピソード、体験談を上手にまとめて話すのが効果的です!

職場では、ちょっと変わったこんな事が……
今回の人事異動を受け、私が先ずしたことは……
実は、今朝はとても緊張して、
こんな失敗を……
休みの日はいつも……

あなたや周りの方の姿、また、その情景等が聞き手の目に浮かぶように話すのがコツです。

ほんの短い時間で、あなたの魅力を伝え、尚且つ印象に残るためには……?『売り』この機会に、あなたの『売り』を再確認してみましょう。

5分でメイクが完璧にできる!ご年配の方と仲良くなれるジョギングは、365日欠かしたことがないちょっとしたことで良いので、ぜひ考えてみて下さいね。さあ、これであなたも印象的な人物として一目置かれることでしょう! 新たな環境をどうぞ楽しんで下さいね。

言葉で大切なものとは?自分を紹介するには、先ず自分をしっかりと分かっていないと…… 。

印象に残る自己紹介とは

冠婚葬祭マナー事典のビジネス編です。

印象に残る自己紹介とは
どなたに対しての自己紹介なのかをしっかり考え、キーマンをメインに全員を見渡して話したいですね。指名され、または順番に自己紹介をなさる際、壇上に上がる前へ出るその場で立ち上がるこの時、全員の目はあなたを追います。自信の持てる装いで!。お辞儀お辞儀というのは、それぞれの個性がとても出てしまう振舞いです。

鏡でチェック!視線下ばかり向いている方、逆に天井を見上げて考える癖のある方、要注意です。これは自信のなさをアピールしてしまうようなもの! 機敏に、そして美しくスマートに立ち上がりましょう。そこで重要になってくるのが……立ち上がり方スピーチを苦手に感じている方ほど、書類やバッグを移動させたり…… と、サッと立ち上がらない方が多いようです。

言葉より大切なものとは?「今日は自己紹介をするかも…… 」と言う日のメイクは完璧でありたいもの 自己紹介という場面になると、「何を話そう…… 」「名前と、『よろしくお願い致します』だけしか言うことないわ…… 」と悩んでしまう方、多いのではないでしょうか? しかし、そのような自己紹介内容を考える前に、押さえておきたいポイントというものがあります!

あなたを見つめる目相手があなたを見た印象、つまり視覚からの印象です。立ち方立ち姿勢も美しいですか? 片足に重心を掛けたり、かかとを開いたりせず、綺麗な立ち姿勢で話し始めて下さい。身だしなみそして、女性にとってご自分をアピールする際に自信が持てるか、というのは…… 「その日のメイクが成功しているか?」 ということや、「気に入っている服を着ているか?」 ということも外せませんね。

背中は曲がっていませんか? 頭だけが下がっていませんか? 必要以上に深くお辞儀していませんか? しっかり見直しましょう。また、話し始め〜終了までやはり、皆さんがあなたを見つめています。表情緊張していても、女性はやはり美しい笑顔が必要ですね! 魅力的な笑顔にはトレーニングも必要。

「ホウ・レン・ソウ」のタイミング

冠婚葬祭マナー事典のビジネス編です。

「ホウ・レン・ソウ」のタイミング
忙しそう……話しかけていいのかな?自分が忙しく仕事をしている時には、出来れば話しかけてもらいたくないもの。○○の件で、ご報告したいのですが、お時間よろしいでしょうか」と、報告・相談の内容を先に伝えましょう。社会人になったら、1Hを3Hにして、より的確な報告ができるようにしましょう。でも、それが大事な報告や相談だったと後からわかったら、「どうしてもっと早く言ってくれなかったの?」と思いますよね。

要点をおさえ、簡潔な報告で、あなたの信頼度もアップ。よりよく仕事を進めるために、あなたも今日から是非実行してみてください。あなたが、どう感じたか、思ったかなどの個人的な感想とは、区別する必要があることを覚えておきましょう。事実のみを伝える大事なことは、「事実は何か」ということです。

わかりやすく伝える報告・相談のコツ結論から伝える経過の報告は、「ああして、こうして、こうなった」というような報告の仕方ではなく、なるべく手短に伝えます。報告は、5W3H小学生の作文の時間に教わった「いつ、どこで、誰が、どうした」という5W1H。報告した相手から、「どうしてそうなったのか」などについて、説明を求められたら詳しく話すようにしましょう。

・When いつ
・Where どこで
・Who だれが
・What 何を
・Why なぜ
・How どのように
・How much いくら、どれくらい
・How many いくつ

さて、オフィスでの「ホウ・レン・ソウ」を見てきましたが、結局のところ、仕事をスムーズに間違いなく進めるためのコミュニケーションの方法なんですね。

同様に、上司が忙しそうにしていると話しかけづらいものですが、だからと言って、報告しないまま話を進めてしまうと、結局は、仕事に遅れが出たり、トラブルになってしまう可能性もあります。でも、とりあえずの進捗状況や急ぎでない場合は、上司の状況を見て、報告を後にするか、メモに書いて伝えるなどしましょう。報告の仕方も段階別に一刻も早い判断が必要とされる緊急事態の場合は、すぐに上司に「直接」報告します。ただし。話しかける前に「失礼します」。

必要な「連絡」を適切に伝える

冠婚葬祭マナー事典のビジネス編です。

必要な「連絡」を適切に伝える
連絡すべき順番と範囲情報の重要性・緊急性を的確に判断し、連絡すべき人には、確実に伝わるようにしましょう。内容が複雑な場合、重要な内容の場合は、口頭で伝えた後、さらにメールや文書などで、内容を整理したものを伝えておくと確実です。その際、なるべく直接伝えること。自己判断で仕事を進めないためにも、大切な「相談」。

トラブルを未然に防ぐ問題が起きた時、自分一人で抱え込んでしまうと、本来は未然に防げたかもしれない小さなミスが、思いもよらぬ大きなトラブルになってしまうこともあります。そんな時は、先輩や上司、時には同僚にその都度、聞くようにしていますか? 指示が理解できない・わからないまま仕事を進めて、求められた仕事ができないのでは、時間と労力が無駄になりますし、さらに周囲の人に迷惑をかけることにもなりかねません。最後に、相談した人やアドバイスをくれた人には、その後どうなったかの報告とお礼も忘れないように!。内容の良し悪しに関係なく、迅速に連絡自分にとってマイナスの状況に陥ったときやマイナの情報は、誰でも周囲の人に言いにくいものですが、そんなときこそ早めに連絡を入れるようにしましょう。

一番最初に相談するべき人は、直属の上司が基本です。この時、連絡する順番を間違えないようにすること。それによって社内外にも大きな迷惑をかけてしまうことにもなりかねませんし、仕事内容によっては、会社に損害を与えてしまいこともあります。相談することで自分も相手も、安心できる仕事をするうち、わからないこと、疑問に思うことも出てくると思います。

何かあれば、早めに相談するようにしましょう。必要な「連絡」を適切に伝える大切な報告や相談を怠って、自分でトラブルを抱え込んだ状態になっていませんか? 仕事を進めている最中、「他の部署や取引先から連絡が入った」、「他の部署から急ぎの仕事を今やって欲しいと依頼された」など、報告と重なる部分が、多々ありますが、何か状況に変化が起きたら、すぐに連絡を入れるようにしましょう。指示やアドバイスは、メモするなりして、同じことを何度も聞いたりしないようにしましょう。

オフィスでの「ホウ・レン・ソウ」

冠婚葬祭マナー事典のビジネス編です。

オフィスでの「ホウ・レン・ソウ」
みなさんは、ちゃんと実行していますか? 今回は、この「ホウ・レン・ソウ」について、あらためて見てみましょう。予定よりも早く終わりそうな時想定していたよりも、早く終わりそうな時も報告することで、周囲の人をヘルプすることも可能になり、全体の予定を変更するということも考えられます。言うまでもなく、オフィスにおける「ホウ・レン・ソウ」とは、報告・連絡・相談の略ですね。

順調に進んでいる場合も「中間報告」長期的な仕事の場合は、1日に1度、あるいは仕事の区切りごとに進捗状況を報告しておき、全体の進み具合を周囲の人に把握してもらいます。的確なアドバイスをもらえたり、周囲の人たちが最悪の場合に備えて準備をすることができ、トラブルを最小限にとどめることも可能になります。時間がかかりそうなときは、「あとどれくらいかかりそうか」、あるいは、より具体的に「本日の15時頃には、作成できると思います」など、見通しも添えて、予定よりも遅くなる旨を連絡しておきましょう。

「報告」は、何のために?仕事が終わった時に、「終わりました」という報告以外にも、「報告」が必要な時が、他にもあります。進め方の方向性に問題がないかなども、その都度お互いにチェックすることで、安心して仕事を進めることができますし、あなたへの信頼も生まれるでしょう。入社後の新人研修などで、仕事をする上での基本である「ホウ・レン・ソウ」について教えてもらった人が多いと思います。

予定より時間がかかりそうな時あなたの仕事が終わる時間を見越して、指示を出した人は、次の段取りを考えています。「あれ、どうなった?」と上司や先輩から聞かれる前に自分から報告するようにしましょう。トラブル発生時には、早急に指示を受けた時とは状況が変わった場合や、仕事の進め方に関して判断が難しくなってきたような場合は、上司だけでなく先輩や同僚など、関係のある人たちに状況を共有するようにしましょう。

セクハラとパワハラ

冠婚葬祭マナー事典のビジネス編です。

セクハラとパワハラ
世間では、セクハラと言われていますが、正しくはセクシャル・ハラスメント(性的嫌がらせ)です。何をもってセクハラというのかですが、「された側、言われた側が不快に感じた」かどうかが判断のポイントになります。直接身体に触れる以外にも「え、こんなことも?」と思うようなことが含まれています。

・最近、太ったんじゃない?
・体重、どれくらあるの?
・服のサイズは?
・彼氏は、いるの?
・今日は、デート?

など、業務に関係のないきわめて個人的な質問などが、それにあたります。また、「女のクセに」など性別を理由に見下すような表現も含まれています。同時に女性から男性にむかって「男のクセに」発言もNGです。

もしあなたがセクハラだと感じた場合は、「不快に感じている」ということを毅然とした態度で伝えます。決して感情的にならないように。状況が改善されない場合は、先輩や上司に相談しましょう。ただし、女性によってはセクハラを受けているという相談を、自慢話だと受け取り嫉妬する人もいますので、相談する相手は心から信用できる人に。

言っている本人は、叱咤激励のつもりかもしれませんが、想像している以上に人を傷つけています。

パワーハラスメントとは、上司が部下を罵倒する、脅すなどの圧力をかけて、精神的に追い詰めることです。

最近では、パワハラが引き金になり心の病にかかり、自らの命を絶つという人も増えています。

「仕事ができないやつだ」「給料泥棒」「役立たず」「クビだ!」などの暴言がそれにあたります。

×

この広告は1年以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。